Ім'я професіонала
Сьогоднішня тема проста і складна. Для деяких людей сьогодні прозвучать елементарні речі, які вони виконують кожного дня навіть не задумуючись. А для деяких — це буде справжнє відкриття, це те, на що можливо хтось зовсім і ніколи не звертав увагу, але збирав врожай з ділових невдач.
Психологи кажуть, що будь-яка дія людини є вираженням її внутрішньої суті. Тобто якою людина є насправді, те вона і виражає у свої повсякденних діях. Наші найпростіші звички, дії, рухи, слова, метод письма — це все дає нашим співрозмовникам певну інформацію про нас.
Сьогодні я б хотіла, щоб за допомогою цієї статті ви напрацювали одну дуже корисну звичку — вміння користуватися своїм ім'ям. Ми не будемо говорити про глобальні речі як от особистий бренд. Ми будемо говорити як і де писати своє власне ім'я і на що це впливає на прикладі пошуку роботи чи персоналу. Бо ми знаємо своє ім'я все життя, але інколи не вміємо повноцінно ним користуватися.
Колись я працювала в одній великій міжнародній компанії. Коли я телефонувала в якусь організацію чи компанію, я представлялася "Доброго дня, вам телефонує Юлія Шишенко із компанії "Х". Річ у тому, що ця компанія є дуже відомою, її бренд знають всі. А значить і мої питання вирішувалися першочергово і дуже якісно. Бо за моїм ім'ям стояла велика компанія зі своїм великим ім'ям. За моїми помилками, діями чи запитаннями також стояла компанія.
Коли я почала працювати самостійно, то за моєю спиною вже нікого не було. Приходилося самостійно телефонувати першим клієнтам і називати своє власне ім'я, яким ти відповідаєш за все, а не тільки за якість своєї роботи. І тоді я почала задумуватися про значення мого власного імені і про те як я можу його використовувати.
З того часу я розробила чимало методів та принципів, з якими ділюся з кандидатами на кар'єрних консультаціях. А деякими поділюся і з вами.
Чи великий то секрет?
Дуже часто в LinkedIn чи в резюме я бачу як люди ховають власне ім'я. Тобто можуть написати "Саша М.", або "Коваленко", або "КР", або "Олександр".
Зрозуміло, що в соціальних мережах не потрібно писати конфіденційну інформацію. Та й в резюме також, бо у відкритому доступі вона може потрапити до недоброчесних людей.
Але хіба ім'я це найсекретніша інформація? У мене також колись були сумніви, щодо конфіденційності, а потім я зрозуміла, що функція імені — представляти мене та ті дані, які є більш конфіденційними. Тобто з тих даних, які є у людини, ім'я менш конфіденційне, ніж номер кредитної картки, домашньої адреси, номер паспорту та інших даних.
В контексті пошуку роботи саме повне ім'я та прізвище допомагають ідентифікувати та відрізняти кандидатів один від одного.
Ім'я по батькові писати чи не писати?
Відомий бізнес-тренер з ділового етикету та протоколу Георгій Монахов каже, що повне ім'я разом з іменем по батькові пишеться у випадку чотирьох професій:
лікар
вчитель або викладач
юрист
адвокат
Тобто, якщо ви представник цих професій, то, і в резюме, і на сайтах пошуку роботи краще писати Прізвище Ім'я та Ім'я по батькові. Або якщо ви спілкуєтеся зі спеціалістами цих професій, то і звертатися до них краще відповідно. В інших випадках для резюме, сайтів пошуку роботи та соціальної мережі LinkedIn - ім'я по батькові можна не вказувати.
У ділових комунікаціях краще використовувати повне Ім’я, а не його скорочену форму. Тобто: Катерина Михайленко, а не Катя Михайленко, якщо вона доросла ділова жінка, а не восьмирічна дівчинка. Олександр Костюченко, а не Алекс Костюченко, бо особливо скорочене ім’я Алекс не дає розуміння: людину звати Олександр чи Олексій. І те, і те ім’я може мати скорочену форму Алекс.
Чи має значення порядок?
Ще зі школи нас всіх вчили писати Прізвище, а потім за ним Ім'я. Але в міжнародних протоколах та правилах ділового етикету вказується навпаки: Ім'я, а потім Прізвище. Відкрийте будь-яку міжнародну чи локальну пресу. Там скрізь буде сказано: "Дональд Трамп", а не "Трамп Дональд"; "Леонардо Ді Капріо", а не "Ді Капріо Леонардо", "Володимир Кличко", а не "Кличко Володимир". Таке написання не пов'язане з тим, що ці люди відомі. Навіть, якщо ви поки що не така відома людина, все одно писати своє ім'я у діловому світі краще правильно.
Тому для ділового спілкування все ж краще обрати другий варіант. Тобто "Катерина Коваленко", а не "Коваленко Катерина". Такий спосіб написання зрозумілий у всьому світі й звідки б вам не зателефонував рекрутер, він завжди буде знати як звернутися до кандидата.
Форма написання "Коваленко Катерина" залишиться актуальною для офіційних бланків, договорів та заяв. Тобто, там де інформацію потрібно вказати з паспорта чи інших посвідчень, — вона вказується у такому ж порядку як і в офіційних документах, що посвідчують особу.
Чи потрібне ім'я в резюме?
В резюме я рекомендую вказувати Ім'я та Прізвище згідно з міжнародними стандартами:
1) в назві самого файлу. Стандартом є назва файлу: CV_назва посади чи професії_Ім'я Прізвище
2) на початку тексту, вгорі, вирівнювання посередині сторінки, приблизно 16 розмір шрифту. Знову ж таки спочатку Ім'я, а потім Прізвище.
В резюме воно потрібне для того, щоб кандидата запам'ятали та ідентифікували. Для того, щоб резюме зберегли в базі даних, а потім швидко та без проблем знайшли. Для того, щоб колегія керівників, які будуть приймати рішення про прийом на роботу (в деяких компаніях колегіях може бути і до 10 співробітників), точно знали ім'я кандидата та обговорювали одну і ту саму людину, й ні з ким не переплутали.
Від кого надійшов лист?
Зараз пропоную одну просту вправу: зайдіть в пошту, напишіть лист і відправте самі собі. І подивіться як цей лист надходить та що написано в графі "Від кого". Що перше бачить людина, якій надходить лист від вас? Це важливо, щоб лист не переплутали зі спамом та не видалили. Бо в такому випадку відповідь можна чекати ну дуже довго.
В налаштуваннях будь-якого поштового сервісу є можливість вказати правильно: Ім'я Прізвище (окрім деяких версій програми Outlook, де технічно немає функції зміни імені).
Підписувати чи не підписувати?
Колись я організовувала тренінг з відомим корпоративним тренером зі США. Коли я дійшла до завдання штаб-квартири зробити бейджики для учасників та тренера, то з локальними іменами я справилася легко. А от складнішою задачею було правильно написати ім'я тренера. Тож я вирішила піти простим шляхом: відкрила останній лист від неї, внизу тексту знайшла її власний підпис, скопіювала та надрукувала на бейджику.
Прийшов день тренінгу. Тренер взяла свій бейджик та з її виразу обличчя я зрозуміла, що щось не так. Виявилося, що людина, яка об'їздила офіси компанії по всьому світу ні разу за роки роботи в компанії, не бачила, щоб її ім'я хоч хтось написав правильно.
Розповідати як пройшов тренінг? Якщо коротко, то дуже успішно, бо настрій тренера був на висоті та вона дала максимально корисну інформацію моїм колегам.
Річ у тому, що в американців є Middle Name, тобто середнє ім'я. Наприклад, Rachel Karen Green або Chandler Muriel Bing. Тільки середнє ім'я вони не пишуть повністю, а пишуть скорочену одну букву: Chandler M. Bing. І ця буква для них є дуже важливою.
Ім'я тренера у всіх офісах по всьому світу писали без цієї букви, бо так було записано у глобальній HR системі та в довіднику співробітників. Просто хтось із HR менеджерів при оформленні цієї людини на роботу зробив помилку та не вказав одну важливу букву.
Але ж я, знаючи, що в HR системах бувають помилки, пішла за правдивою інформацією, куди? Правильно! В підпис, який знаходиться в її власному листі. Бо цей підпис людина пише своєю рукою. Тобто вона сама вказує як до неї треба звертатися.
Що це означає? Це означає, що підписувати краще кожний лист та самостійно. Уважно кожного разу дивитися:
- якою мовою вказане ім'я (якщо лист будуть читати іноземці, то і вказувати краще відповідною мовою);
- чи вказані контакти (рекрутер може зателефонувати кандидату за номером, який вказаний у листі, бо навіщо ж шукати резюме та завантажувати файл, якщо ось номер є у підписі);
- чи вказана посада (знову, можна відрізнити двох людей по посаді, якщо імена одинакові);
- чи вказані інші контакти, якщо передбачається, що співрозмовнику вони будуть потрібні (адреса офісу, сайт, факс, Skype ID та інше).
Такий підпис можна використовувати не тільки в електронних листах, але й у коротких повідомленнях, якщо вони мають діловий характер.
В налаштуваннях електронних листів є функція автоматичного підпису, але особисто я пишу в кожному листі своє ім'я вручну. Бо:
- Цим я підписую інформацію в листі своїм ім'ям, тобто за інформацію, яку я написала вище в листі я відповідаю своєю репутацією.
- Кожного разу вручну пишу "Дякую! З повагою, Юлія Шишенко", та в цей час ще раз перечитую текст на відповідність вдячності, що це лист прочитали та на відповідність моєї поваги до співрозмовника. Це дає змогу перевірити, що в листі немає інформації, яка забере час читача мого листа та не дасть корисної інформації.
- Кожного разу в підписі листа я пишу назву своєї професії. Щоб не забувати свою основну мету та завжди пам'ятати про рівень професіоналізму, який мають право отримати мої клієнти.
Бажаю, щоб кожному з моїх читачів їх власне ім’я допомагало дійти до найвищої професійної мети!
Дякую!
З повагою,
Юлія Шишенко
Кар'єрний консультант