Дуже багато кандидатів щось знають про ATS (Applicant Tracking System) роботодавців, але до мене як кар’єрного консультанта рідко приходять з питанням “А розкажіть що таке ATS і як вона взагалі працює?“. І це не тому, що людям не цікаво. Це тому, що дуже багато кандидатів вже мають якісь власні переконання.

Особливо спеціалісти IT-галузі люблять повигадувати те, чого насправді немає. Або прочитати про автоматизацію та домалювати в уяві щось страшне на що легко можна перекласти відповідальність за якісь невдачі з власним пошуком роботи. Одним із таких переконань є те, що автоматизована система сама без участі людини-рекрутера перевіряє резюме та відмовляє кандидатам просто так нізащо. Існують цілі статті та списки рекомендацій як таку систему оминути і яке резюме “їй-системі сподобається“.

Тому сьогодні я поділюся з вами досвідом рекрутерів і покажу технічну сторону, яка може бути корисною кандидатам, щоб покращити взаємодію з роботодавцями.

ПОчаток ATS

ATS - це велика або мала база даних кандидатів на вакансії компанії. У багатьох компаній світу, великих компаній і стартапів у дідовому гаражі, технологічних виробників і звичайних магазинчиків, є такі бази даних.

Найпростіша база даних - це звичайна excel таблиця, де занесені у стовпчики певні дані про кандидатів: ім’я, локація, контакти, посилання на резюме і тд. А також додатково, що може цікавити роботодавця: зарплата, особливо навички чи технології і тд.

Таким способом організації процесу рекрутингу може скористатися, наприклад, невеликий стартап чи кафе у вашому місті, яке шукає собі працівників. Це просто, безкоштовно та практично. До такої таблиці можуть мати доступ різні працівники, наприклад, власник компанії та рекрутер чи наймаючі менеджери. Цю таблицю може зробити за 5 хвилин будь-хто.

Інформація у стовпчиках може бути різною залежно від того, кого наймають та яка інформація буде відрізняти кандидатів один від одного.

Наприклад, одним із важливих пунктів є Локація, яка дає розуміння де кандидат знаходиться і чи зможе він працювати в іншому місті, якщо це передбачено специфікою роботи та вимогами роботодавця.

Якщо у вас магазин у Львові та вам потрібна присутність працівника, то кандидатів з Харкова ви будете запрошувати на співбесіду не у першу чергу. Особливо, якщо кандидат вказав у резюме, що він не бажає переїжджати будь-куди.

Такий спосіб організації даних про кандидата допомагає керувати процесом рекрутингу швидше та відповідальніше. Там може зберігатися вся потрібна роботодавцю інформація, наприклад, відгук після співбесіди, дата та час співбесіди, додаткові матеріали кандидата, наприклад, посилання на збережене тестове завдання і тд.

Наступного разу, коли у компанії буде вакансія, вони вже матимуть попередні напрацювання та дані тих, хто вже подавався.

Особливості такої простої системи у тому, що всі дані заносять вручну відповідальні за цю таблицю люди. Ок, якщо у компанії вакансій та кандидатів небагато, то можна внести й вручну ці дані.

А що будемо робити, якщо кандидатів тисячі?

А мільйони, як у великих відомих компаніях?

Що робити, якщо у роботодавця тисячі вакансій і сотні рекрутерів, де кандидат може податися одночасно на десятки вакансій в різних відділах? Без ATS компанія матиме хаос і кандидати відчують це відразу.

Великі ATS

Отже, великій компанії набагато дешевше купити готову ATS, ніж витрачати час працівників, які будуть вручну вносити дані про кожного кандидата.

Ці великі бази даних можуть бути налаштовані по-різному. Тут ми не будемо вдаватися у деталі, адже для кандидата головне знати, що вони різні.

Крім організації та зберігання даних про кандидатів, ATS може бути синхронізована з іншими системами. Наприклад, з сайтами пошуку роботи, системами бухгалтерії, системами IT-відділів, які потім вам будуть оформлювати документи на роботу та налаштовувати доступи до робочої пошти.

Системи настільки різні та по-різному можуть бути налаштовані самою компанією, що там може відбуватися цілий окремий всесвіт про який кандидат і не підозрює. У деяких компаніях системи можуть бути унікальними внутрішніми розробками, які наповнені неймовірним функціоналом від листування рекрутера з кандидатом та наймаючими менеджерами до проведення технічних онлайн співбесід та власної системи відеозв'язку замість звичних Zoom чи Google meet. Фінальні кандидати отримують через цю систему job offer-и, контракти, інструкції для онбордингу, мають змогу оцінити роботу наймаючої команди, а потім отримувати різну інформацію від роботодавця про свою кар’єру.

ATS для кандидата

Коли ви знайшли цікаву для вас вакансію і натиснули кнопку “Відгукнутися”, вас може перевести на сайт роботодавця. Про пошук вакансій ще багато нюансів, але про це говоримо індивідуально на кар’єрних консультаціях залежно від напрямку та рівня посади. Але тепер ви вже знаєте, що бачачи інтерфейс сайту роботодавця з вакансіями, насправді ви вже знаходитеся в їхній ATS. Так, виглядає це як звичайний сайт, але синхронізація зроблена так, що кожний заповнений рядок ваших даних та прикріплене резюме, потрапить прямо в ATS роботодавця.

Тому кандидат розуміє, що ім’я варто написати правильно, бо воно збережеться там надовго. Локацію обрати не будь-яку. Кожен рядок з ключовою інформацією варто заповнювати уважно. Зайве можна пропускати. Наприклад, розділи, які сам роботодавець помітив як необов’язкові. Резюме варто прикріпити у PDF форматі або іншому форматі якщо про це напише сам роботодавець. Пароль до своєї сторінки з даними варто зберегти, бо залежно від функціоналу системи ви зможете зайти у свій кабінет і простежити, наприклад, на якому етапі перебуває ваша заявка або який відгук написали наймаючі менеджери після співбесіди.

Фактично роботодавці переклали на плечі кожного кандидата відповідальність за ручне внесення даних про себе у систему роботодавця. Роботодавцям це звісно ж зручно, а от кандидатам не дуже. Тому, коли декілька років тому був ринок кандидата і роботодавцям доводилося скрутно, то вони робили вимушені кроки зі своєї сторони та спрощували форми подачі на вакансії. Кандидату залишалося лише заповнити декілька обов'язкових рядків та прикріпити резюме. У деяких компаніях так і залишилося, але багато компаній все ще ставлять дуже багато перепон на шляху подачі у вигляді нескінченних рядків з питаннями та вимогою внести дані. Мабуть, тільки щоб найвмотивованіші та найвитриваліші кандидати могли дійти до мети.

Звісно тут є різні методи, як краще організувати заповнення цих рядків та спростити собі задачу, але кардинально нічого не зміниться і, на жаль, кандидату все одно прийдеться це робити, якщо він хоче позмагатися за посаду. І добре, якби потрібно було заповнити дані для однієї посади, а якщо кандидату приходиться подаватися на сотні чи й тисячі вакансій під час пошуку роботи, то уявіть цей обсяг роботи. Відповідальний роботодавець, який по-справжньому розуміє та досліджує шлях кандидата, не буде перекладати всю відповідальність та кандидатів, а розділить її спростивши форму подачі, щоб стати доступнішими.

Після відправки кандидатом заповненої інформації, рекрутер, який відповідає за вакансію, бачить кандидата у списку всіх кандидатів на певну вакансію. Графічно це виглядає майже як той excel вище, тільки дизайн красивіший, функціонал цікавіший та може бути багато цікавої аналітики для самого роботодавця. Рекрутер може зайти у ваш кабінет і побачити всю інформацію, яку ви попередньо заповнили.

Різні рекрутери по-різному працюють з цими списками кандидатів та їхніми кабінетами. У деяких компаніях є чітка інструкція та послідовність кроків. В інших - це на власний розсуд рекрутера.

Але є одна доволі загальна дія, яку роблять дуже багато рекрутерів - вони відкривають відразу резюме кандидата та оцінюють його релевантність до загальних вимог роботодавця (наприклад, та ж локація) та вузькопрофесійних вимог до вакансії.

А чи може сама система відкривати резюме кандидата, перевіряти його та приймати рішення замість рекрутера, у наступній статті.

Індивідуальні кар’єрні консультації для кандидатів >>

HR послуги для роботодавців >>

Photo by Markus Spiske on Unsplash